Aanleiding: Algemene Verordening Gegevensbescherming (VERORDENING (EU) 2016/679)
Vaststelling: bestuur, 23-5-2018
Algemeen
De Groepsvereniging Scouting Pius XII Leidschendam (verder Pius XII) hanteert een privacybeleid ter bescherming van de privacy van leden en personen die op enige wijze in contact komen met de Pius XII. In dit beleid legt de Pius XII uit hoe de Pius XII omgaat met persoonsgegevens. De Pius XII verwerkt je gegevens zoals aangegeven in het privacystatement van scouting Nederland. Het privacystatement en beleid van scouting Nederland is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
In dit privacybeleid worden het gebruik van jouw gegevens binnen de Pius XII toegelicht.
Privacybeleid
Scouting Pius XII hanteert het privacybeleid van Scouting Nederland. Hierin staat precies omschreven hoe en wanneer je gegevens gedeeld (mogen) worden met andere verenigingen en organen van Scouting Nederland. Ook staat hierin omschreven hoe je gegevens worden bewaard, door zowel Pius XII als door Scouting Nederland. Ook alle informatie van de ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland kun je hierin vinden. Het privacystatement en beleid van scouting Nederland is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy .
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over jou zeggen en (in combinatie) naar jou herleid kunnen worden. Hierbij valt te denken aan (combinaties van):
- naam en geboortedatum
- geboortedatum en adres
- e-mailadres
Van wie verwerkt de Pius XII persoonsgegevens?
De Pius XII verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Leden en vrijwilligers van de Pius XII;
- Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Pius XII of ooit een lidmaatschap hebben gehad;
- Personen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.
Waarvoor verwerkt Pius XII persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van Pius XII of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger. Als je eenmaal lid of relatie van de Pius XII bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen. Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.
Lidmaatschapsregistratie
Je lidmaatschapsregistratie doe je met een inschrijfformulier. Deze lever je in bij een staflid van de Pius XII. Deze zorgt dat de registratie bij de secretaris terecht komt. De secretaris registreert je lidmaatschap vervolgens in Scouts Online van Scouting Nederland en bewaart het inschrijfformulier in de kluis op het Piusplein. Alleen het bestuur heeft toegang tot de kluis. Het groepsbestuur en de stafleden van je eigen speltak kunnen gegevens inzien via Scouts Online.
Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
De Pius XII organiseert leuke en uitdagende activiteiten voor haar leden. Een ongeluk kan altijd gebeuren, waarna het soms nodig is om een arts te bezoeken. De opkomsten zijn gevarieerd, de ene keer eten we samen iets, dan andere keer gaan we de natuur in. Hiernaast kan het zomaar zijn dat je een weekend met ons weg gaat of mee gaat op kamp. Scouting is een doorlopend avontuur, maar niet zonder risico’s!
Daarom is het voor de veiligheid van groot belang dat de stafleden die activiteiten begeleiden beschikken over informatie omtrent de gezondheid van leden. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik.
Bij je inschrijfformulier moet je daarom een medische kaart inleveren, met daarop contactinformatie voor het geval van nood en vragen over je gezondheid. De medische kaarten zijn eveneens alleen toegankelijk voor jouw staf en het groepsbestuur. Deze medische kaart bewaart de staf en zij nemen deze mee naar alle activiteiten. Deze medische kaarten worden bewaard in een afgesloten ruimte waar men alleen kan en mag komen onder begeleiding van een staflid. Deze kaarten worden niet digitaal opgeslagen of gedeeld.
Als je jouw lidmaatschap opzegt wordt je medische kaart direct vernietigd. Hiernaast worden jaarlijks alle medische kaarten voor het kamp (medio juli) vervangen. Alle oude kaarten worden dan vernietigd en je moet voor jouw veiligheid een nieuwe medische kaart inleveren om mee te kunnen op kamp. Hiernaast kun je altijd een nieuwe medische kaart inleveren bij jouw staf als je gegevens zijn veranderd. Ook dan wordt je oude kaart direct vernietigd.
Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. Deze lijsten worden bijvoorbeeld gebruikt om je ouders te bellen als je niet komt opdagen op een bijeenkomst, zonder dat je bent afgemeld. Het kan immers zijn dat er onderweg wat gebeurd is.
Beeldmateriaal
De Pius XII maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Pius XII en als herinnering. Dit beeldmateriaal kan online gepubliceerd worden (zoals facebook en website). Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Ouders van jeugdleden en leden kunnen altijd het verzoek indienen een foto te verwijderen. De Pius XII publiceert zonder jouw expliciete toestemming nooit een foto met je naam erbij.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPAmachtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid of inzage in gegevens reageert de Pius XII binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.
Wijzigingen privacybeleid
De Pius XII behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Je kunt het actuele privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via www.scoutingpiusxii.nl/privacy
Vragen en contact over het privacybeleid
Indien je na het doornemen van ons privacybeleid vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Scouting Pius XII
Prins Hendriklaan 30
2264SW Leidschendam
